Factuurcontrole (alleen voor factuurcontroleurs)
Inleiding
In deze handleiding lichten we kort toe hoe het accorderen van inkoopfacturen werkt in Convect. Als u deze taak heeft gekregen binnen de VvE kunt u hier lezen wat er van u verwacht wordt en hoe u de controle uitvoert.
Factuurcontrole e-mail
Wanneer u factuurcontroleur bent in Convect en een factuur dient geaccordeerd te worden stuurt de VvE beheerder u hier een mail over. In deze mail staat de termijn van de controle, de naam van de VvE en de naam van de factuur die gecontroleerd moet worden. Ook bevat de mail een link die u direct naar de overzichtspagina navigeert om de factuur in te zien en te accorderen. U kunt ook via de gebruikelijke weg inloggen op de VvE website.
Overzichtspagina
Als factuurcontroleur ziet u een extra menuoptie op de VvE website, de factuurcontrole. Als u deze optie kiest komt u op de overzichtspagina. Op deze pagina ziet u alle openstaande, goedgekeurde en afgekeurde inkoopfacturen van de VvE. Om een factuur te accorderen moet u deze eerst openen door op het vergrootglas te klikken onder ‘Bekijken’.
Geopende factuur
Wanneer u de factuur heeft geopend ziet u de factuurgegevens, de factuur zelf en de opties om de factuur te accorderen. U kunt het bestand ook downloaden of op een nieuw tabblad openen om deze beter te bekijken. Een factuur kan meerdere pagina’s bevatten, dit wordt aangegeven in het scherm.
Goedkeuren
Wanneer de factuur en de gegevens kloppen kunt u deze goedkeuren. Door op de groene knop te klikken keurt u namens de VvE de factuur goed. Hiermee geeft u akkoord op het boeken van de factuur en het betalen aan de leverancier. Wanneer u dit doet krijgt u de onderstaande melding als extra check om uw keuze te bevestigen.
Let op: Heeft u bericht gekregen dat er een factuur klaarstaat maar is de factuur niet meer zichtbaar wanneer u naar de factuurcontrole pagina gaat? Dan kan het zijn dat een mede factuurcontroleur deze al heeft geaccordeerd. De factuur zal dan naar verwachting terug te vinden zijn onder ‘reeds goedgekeurde/afgekeurde facturen’.
Afkeuren
Wanneer de factuur niet correct is kunt u de factuur afkeuren. De factuur komt dan terug bij de beheerder die in de meegegeven opmerking kan lezen waarom de factuur afgekeurd is. Wanneer de eventuele benodigde wijzigingen zijn gemaakt wordt de factuur opnieuw aangeboden ter controle. Hier krijgt u weer bericht over zodra deze klaar staat. Wanneer u een factuur wilt afkeuren bent u verplicht een opmerking te schrijven over de reden van afwijzen.
