Bestuur voor en na de vergadering
Deze handleiding is alleen nuttig voor relaties met de rol Bestuur binnen de VvE.
De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het moment waarop binnen de VvE besluiten worden genomen, verantwoording wordt afgelegd en eigenaren worden betrokken bij het beheer van het gebouw. Hoewel de ALV een juridisch verplicht onderdeel is, hoeft het organiseren en begeleiden ervan niet complex te zijn wanneer het proces goed is ingericht.
De VvE-beheerder ondersteunt het bestuur bij de voorbereiding en uitvoering, bijvoorbeeld door het opstellen van de agenda en het verzamelen van vergaderstukken. Tegelijkertijd blijft het bestuur eindverantwoordelijk voor het verloop en de besluitvorming. Door gestructureerd te werken en gebruik te maken van het ledenportaal, waarin alle stukken en besluiten centraal beschikbaar zijn, kan de ALV efficiënt en overzichtelijk verlopen.
1. Voor de vergadering
De voorbereiding van de ALV begint met het tijdig inplannen van de vergadering door de beheerder, zodat alle betrokkenen zich kunnen voorbereiden. De beheerder stelt vervolgens een conceptagenda op, die door het bestuur wordt gecontroleerd, aangevuld en formeel goedgekeurd. Een duidelijke agenda zorgt voor structuur en helpt om gericht besluiten te nemen.
In de meeste gevallen wordt de concept agenda ook per mail toegestuurd, maar nadat dit klaar is gezet door de beheerder, is het ook mogelijk om dit via de VvE Website in te zien
Let op! De agenda moet door de beheerder klaargezet worden in het portaal, als dit niet gebeurd, is het voor het bestuur ook niet mogelijk om dit te downloaden
Daarna worden alle relevante vergaderstukken verzameld en per agendapunt beschikbaar gesteld in het ledenportaal, zodat er één centrale en actuele informatiebron is. Het bestuur neemt deze stukken vooraf door en stemt onderling af over belangrijke onderwerpen, zodat de vergadering efficiënt kan verlopen en de focus ligt op besluitvorming.
Ga naar http://inloggen.convect.nl
Login en klik op Selecteer bij de desbetreffende VvE
Klik op Vergaderen voor Bestuur+
Selecteer de vergadering
Basisgegevens
Onder de tab Basisgegevens wordt aangegeven wanneer, waar én hoe laat de vergadering plaats vindt. Indien het een volledige online vergadering is (via Zoom, Teams, Google Meet, ect), kunt u hier ook de link terug vinden naar de online vergadering.
Verder is terug te zien wie er geregistreerd staan als Voorzitter, Technisch voorzitten en notulist.
Agenda
Onder de tab Agenda zijn de agendapunten terug te zien, samen met eventuele bestanden om in te zien en besluiten die genomen worden tijdens de vergadering. Indien mogelijk kan er hier vooraf gestemd worden.
2. Na de vergadering
Het opstellen en accorderen van de notulen vormt een belangrijk onderdeel van de opvolging van de ALV. Na afloop van de vergadering stelt de beheerder de conceptnotulen op, waarin de genomen besluiten en besproken punten helder en volledig worden vastgelegd. Deze conceptnotulen worden vervolgens gedeeld met het bestuur.
Het bestuur neemt de conceptnotulen zorgvuldig door en controleert of de inhoud een juiste en volledige weergave is van de vergadering. Waar nodig worden correcties of aanvullingen doorgegeven aan de beheerder. Na deze controle keurt het bestuur de notulen formeel goed, waarna deze definitief worden gemaakt en met de leden worden gedeeld. Hiermee wordt geborgd dat alle betrokkenen beschikken over een correcte vastlegging van de besluitvorming.
Let op! De notulen moet door de beheerder klaargezet worden in het portaal, als dit niet gebeurd, is het voor het bestuur ook niet mogelijk om dit te downloaden.
3. Actiepunten opvolgen
Tijdens de vergadering worden afspraken vaak vastgelegd als actiepunt, bijvoorbeeld een actie die het bestuur zelf oppakt of een actie die bij de beheerder ligt. Deze actiepunten blijven ook ná de vergadering zichtbaar, zodat de opvolging ervan niet hoeft te wachten tot de volgende ALV.
Via het ledenportaal kan het bestuur op elk moment alle actiepunten van de eigen VvE inzien, inclusief de status en aan wie het actiepunt is toegewezen.
Actiepunten die aan het bestuur zelf zijn toegewezen, kan het bestuur ook zelf afhandelen door de status bij te werken, bijvoorbeeld naar afgerond zodra de actie is uitgevoerd. Dit hoeft dan niet via de beheerder te lopen. Actiepunten die bij de beheerder liggen, blijven voor het bestuur zichtbaar maar alleen de beheerder kan de status daarvan wijzigen.
Zo houdt het bestuur ook tussen vergaderingen door overzicht op de opvolging van gemaakte afspraken.