Vergaderen voor eigenaren
Deze handleiding is alleen nuttig voor relaties met de rol Eigenaar binnen de VvE.
Binnen een VvE worden vergaderingen gehouden om gezamenlijk besluiten te nemen over onderhoud, financiën en de toekomst van het gebouw.
Minimaal één keer per jaar vindt de Algemene Ledenvergadering (ALV) plaats, waarin onder andere de jaarrekening en begroting worden besproken. Afhankelijk van de situatie kunnen er daarnaast extra vergaderingen worden georganiseerd.
Deze bijeenkomsten zorgen voor transparante besluitvorming en geven alle leden de mogelijkheid om mee te denken en invloed uit te oefenen.
1. Vóór de vergadering
De VvE beheerder zorgt, samen met het bestuur, dat de vergadering gepland wordt. Op het moment dat dit bevestigd is, is dit terug te vinden op de VvE website, dit gebeurd meestal tegelijkertijd met het moment dat de uitnodiging verzonden wordt naar de leden.
Vanuit de VvE website is het mogelijk om de vergadering in te zien en eventueel al vroeg tijdig uw stem uit te brengen.
Ga naar http://inloggen.convect.nl
Login en klik op Selecteer bij de desbetreffende VvE
Klik op Vergaderen voor Eigenaars+
Selecteer de vergadering
Basisgegevens
Onder de tab Basisgegevens wordt aangegeven wanneer, waar én hoe laat de vergadering plaats vindt. Indien het een volledige online vergadering is (via Zoom, Teams, Google Meet, ect), kunt u hier ook de link terug vinden naar de online vergadering.
Verder is terug te zien wie er geregistreerd staan als Voorzitter, Technisch voorzitten en notulist.
Agenda
Onder de tab Agenda zijn de agendapunten terug te zien, samen met eventuele bestanden om in te zien en besluiten die genomen worden tijdens de vergadering. Indien mogelijk kan er hier vooraf gestemd worden.
Vanuit het overzicht van de vergaderingen is het mogelijk om de agenda en notulen van eerdere vergaderingen in te zien, de notulen is afhankelijk of de beheerder de notulen heeft geüpload.
Indien u niet aanwezig kan zijn zijn er verschillende manieren om alsnog uw stem uit te brengen binnen de vergadering. Dit kan op verschillende manieren
Volmacht zonder steminstructies
Volmacht met steminstructies
Vooraf digitaal uw stem uitbrengen
Let op!
Hoe een volmacht afgegeven/verwerkt wordt kan verschillen per beheerder. Mocht u hier vragen over hebben, neem dan contact op met uw beheerder.
Vooraf stemmen kan uitgezet zijn door de beheerder.
Ga naar http://inloggen.convect.nl
Login en klik op Selecteer bij de desbetreffende VvE
Klik op Vergaderen voor Eigenaars+
Selecteer de vergadering
Ga naar het tab Agenda
Loop de agenda punten door
Klik op een van de Te nemen besluiten onder een agendapunt
Breng uw stem in onder Stemmen
Indien u nog niet geregistreerd bent dat u vooraf uw stem uitbrengt, krijgt u nu de mogelijkheid om dit te doen.
Let op! Vergeet niet op Stem uitbrengen te drukken nadat u geregistreerd hebt om vooraf uw stem uit te brengen
Loop de andere agenda punten door en breng uw stem uit
2. Tijdens de vergadering
Tijdens de vergadering worden agendapunten besproken en besluiten genomen. Afhankelijk van hoe de vergadering is georganiseerd, kunt u fysiek of online deelnemen en stemmen.
De beheerder begeleidt de vergadering en zorgt ervoor dat alles in Convect correct wordt vastgelegd.
Een ALV kan op drie verschillende manieren plaatsvinden. Hoe dit gebeurt, kan verschillen per beheerder.
Een vergadering kan plaatsvinden als:
Fysieke vergadering: alle deelnemers zijn op locatie aanwezig
Online vergadering: deelname via bijvoorbeeld Teams, Zoom of Google Meet
Hybride vergadering: een combinatie van fysieke en online deelname
Afhankelijk van het type vergadering en de instellingen van de beheerder, zijn er twee manieren om te stemmen:
Fysiek stemmen: tijdens een fysieke vergadering, waarbij de beheerder de stemmen verwerkt in Convect
Online stemmen: zelf stemmen via de VvE-website of de Convect app.
Zie https://ledenportaal.convect.nl/handleidingen/handleiding:-mobiele-applicatie/digitaal-stemmen-via-de-app/ voor het stemmen in de app.
Tijdens de vergadering begeleidt de beheerder het proces in Convect. Hij of zij zorgt ervoor dat agendapunten op het juiste moment worden geopend en gesloten, stemrondes worden gestart en beëindigd en besluiten correct worden vastgelegd. Neemt u online deel, dan wordt u via meldingen in Convect automatisch door deze stappen heen geleid.
Ga naar http://inloggen.convect.nl
Login en klik op Selecteer bij de desbetreffende VvE
Klik op Vergaderen voor Eigenaars+
Selecteer de vergadering
U krijgt een pop-up als de vergadering al geopend is om u present te melden
Let op! Het kan zijn dat dit nog niet gebeurt omdat de beheerder de vergadering nog niet heeft geopend.
Op het moment dat een agendapunt geopend wordt, wordt u automatisch meegenomen naar het volgende punt.
Neemt u online deel aan de vergadering? Dan kunt u zelf uw stem uitbrengen in Convect zodra een stemronde wordt geopend.
Ga naar http://inloggen.convect.nl
Login en klik op Selecteer bij de desbetreffende VvE
Klik op Vergaderen voor Eigenaars+
Selecteer de vergadering
Volg de agendapunten totdat er een beluit komt
Klik op het besluit
Selecteer uw stem
Klik op Stem uitbrengen
Indien u nog niet gemarkeerd bent als Online present dan krijgt u hier nogmaals de optie. Verder is het mogelijk om uw stem te veranderen zolang de stemronde geopend is.
Mocht u tegen problemen oplopen, meld dit dan bij de beheerder zodat hij/zij u kan helpen of de stem te registreren.
3. Na de vergadering
Zodra de vergadering is afgesloten door de beheerder in Convect, ziet u automatisch alleen nog de basisgegevens en de agenda van de vergadering.
U kunt deze gegevens blijven inzien. Per agendapunt ziet u ook het genomen besluit en welke stem u zelf heeft uitgebracht.
Na afloop van de vergadering worden de notulen opgesteld. Deze worden met u gedeeld nadat het bestuur de notulen heeft gecontroleerd.
De notulen worden doorgaans per e-mail naar u verstuurd. Daarnaast kan de beheerder de notulen beschikbaar stellen in Convect. In dat geval kunt u deze downloaden via het overzicht van de vergaderingen.