Tijdens de vergadering

Als u fysiek aanwezig bent tijdens de vergadering zal uw Beheerder voor u de meeste zaken regelen in Convect, zoals besluiten vastleggen en de stemmen verwerken. Als u online meedoet heeft u de keuze dit zelf te doen, maar u kunt altijd vragen of de beheerder u wilt assisteren. Mocht u tijdens de online vergadering echt niet meer weten wat u moet doen in Convect kunt u via de video of geluidsverbinding uw beheerder vragen voor u de stemmen te zetten. De beheerder zal altijd zelf (tenzij anders afgesproken) voorzien in een video en/of geluidsverbinding indien nodig.

De beheerder zal tijdens de vergadering de agendapunten openen, eventuele stemrondes openen en ook weer sluiten. Als u online meedoet krijgt u van elke stap een melding en zodra er een agendapunt wordt gesloten krijgt u automatisch het volgende punt te zien. U kunt altijd nog zelf in Convect agendapunten bekijken die op dat moment niet worden besproken, maar u krijgt dan rechts-onderin in beeld een melding dat u de vergadering ‘niet meer aan het volgen bent’. U kunt altijd op deze melding klikken zodat u weer bij het agendapunt komt wat op dat moment besproken wordt. Zie de volgende afbeeldingen om hiervan een beeld te krijgen:

Scherm 1: Zodra de vergadering door de beheerder geopend wordt in Convect krijgt u deze melding te zien. Als u online vergadert klikt u hier op ja. Als u al als ‘online present’ staat doordat u vooraf gestemd heeft krijgt u dit ook te zien. Hierdoor weet u dat de vergadering is geopend, en kunt u op ja klikken. Uw aanwezigheidsstatus blijft hiermee hetzelfde, namelijk ‘online present’.

Scherm 2: U kunt zien welk agendapunt is geopend door de beheerder aan het cijfer wat donkerblauw is ingevuld. U kunt zien welk agendapunt wordt bekeken door u aan de lichtblauwe markering van de tekst. Zodra u een ander agendapunt bekijkt dan welke er wordt behandeld krijgt u een melding rechtsonder in beeld. Als u de vergadering wel aan het volgen bent en een agendapunt wordt gesloten opent Convect voor u automatisch het volgende agendapunt. Afgesloten punten krijgen een vinkje door het cijfer voor het agendapunt.

Scherm 3: Zodra er een besluit moet worden genomen zal de beheerder een stemronde openen. Dit krijgt u in beeld te zien. Als u uw stem al vooraf heeft uitgebracht kunt u deze bevestigen of veranderen, zie afbeelding 1. Als u nog niet heeft gestemd staat er niks ingevuld zoals op afbeelding 2 te zien is. Zodra de stemronde is gesloten zult u zien wat het resultaat is en wat u zelf heeft gestemd, zie afbeelding 3. De eerste donkerblauwe stem is het resultaat, de tekst ernaast is uw uitgebrachte stem. Online stemmen zijn altijd anoniem voor andere eigenaren en bestuur. Op de notulen komt wel per besluit de stem-verhouding te staan.